今回はCOELが提供するmanage勤怠をベースに勤怠管理システムを紐解いてみたいと思います。

こんにちは。
COEL公式note編集部の柳川です。
皆さんの会社では勤怠管理システムはお使いでしょうか。
働き方改革やコロナ禍での在宅勤務、テレワーク助成金などを背景に多くの企業が紙の勤怠管理からデジタルへと移行しました。

とはいっても、勤怠管理システムの導入は結構大変💦
業種が同じでも会社が違えば就業規則もそれぞれ違う。
勤怠管理システムの導入は、改めて自社運用を法令に照らし合わせて見直す良い機会になりますが、長年続けてきた運用をシステムに合わせて変えるのも一筋縄ではいかないというのが実態だったりします。

でも、大変をのりこえて使い始めると「入れてよかった」に落ち着いて、使い続けると「もっと使いこなしたい」となるのが勤怠管理。意外と奥が深いのです。

勤怠管理、きほんのき

これからmanage勤怠を導入するお客様に真っ先に伝えていること、
「勤怠管理のメインはこの3つです」
最低これだけは出来ないとね、というのがあります。
ひとつ目、何時間働いたとか残業したという労働時間の管理。
ふたつ目、有休や特別休暇などの休暇の管理。
みっつ目、残業や有休などの伺いをする勤怠申請。
スタート地点としては、この３つを管理・運用できていれば合格かなと思います。

これだけは自動化したい

システム化の一番のメリットは業務効率向上です。コーポレート業務に関連することは、面倒なだけで何の生産性もないと揶揄されることが多いので、出来る限り手動作業を減らせた方がよいのです。

出勤・退勤の時間登録はカードなどを使った機械打刻
労働時間や残業時間の集計は出勤・退勤時間から自動集計
休暇実績は申請書から自動カウント
有休の繰り越しは基準日がきたら自動付与
給与システムに渡すデータは必要項目を自動集計

これならば、従業員は日々の打刻と休暇申請のみでOKですね。

機械打刻用の打刻機がない場合も、勤怠管理システムに付属している打刻機能を使えば客観的記録として時間を保存することができます。

あるなら使おう！の機能

そもそも勤怠管理は何のためにするのでしょうか。
過重労働を防ぎ、従業員の健康を守る、そして適正な賃金支払いを行うためですね。昨今多くの企業が掲げるようになった「健康経営」にも必須なものでしょう。
この目的を果たすためには、気づきの機能をいかに活用するかが重要です。
殆どの勤怠管理システムには、アラート機能が用意されていますので、残業しすぎや有休未取得などの注意喚起には、自動でアラートを出力するようにしましょう。誰に気付かせるかは、本人、上長、労務担当者などシーンによってそれぞれですが、細やかな設定ができるシステムであれば有効活用できますね。
それから、企業によっては特殊業務に手当を出している場合があります。ある現場にヘルプで行ったら手当がでるようなケースでは、自動で回数カウントができると便利ですね。利用している勤怠システムにそのような機能があるか確認してみると良いでしょう。
また、総労働や残業時間など一般的に必要なものは標準的に出力ができるようになっていますが、会社独自の集計結果が欲しいという声も時折きこえてきます。任意の計算式を組める機能があるとレポートのはばがぐんと広がります。
manage勤怠では、これらの機能を装備しています。

これもできたらイイネ！

今、工数管理がホットです。
工数管理というのは、労働時間を何にどのくらい使ったかという従業員の稼働内訳を記録・管理できる機能です。
製造業では必ず原価管理をするため、工数管理を導入している企業が多いと思いますが、最近では営業マンの行動を分析したいなど希望する利用用途も広がりをみせています。
manage勤怠は、manage工数とセットで使用することで、打刻の際、工数も一緒に登録できる便利な機能があります。

勤怠管理は、どれだけ省力化して運用できるかがポイントです。加えて、勤怠管理システムに備えられている便利機能を少しずつ自社運用に利用できるようになるとスマートな働き方に一歩近づけるのではと思います。

manage勤怠に興味を持たれたかたはこちらまで。